Versandrichtlinien für QSL-Karten

Aller digitaler Möglichkeiten zum Trotz erfreut sich die traditionelle QSL-Karte auf Papier noch immer großer Beliebtheit. Wie QSL-Karten richtig sortiert werden und was es beim Versand von QSL-Karten zu beachten gibt, soll in diesem Artikel erklärt werden. Der Fokus liegt dabei auf dem Versand von Karten über das DARC-Büro.

Wichtige Links

• DARC Präfix-Liste (unten links auf Prefix-Liste klicken und einloggen)
• CQ-DL Artikel “Wie funktioniert die QSL-Kartenvermittlung?”
• CQ-DL Artikel “Neue Sortieranlage in Betrieb genommen”

Abkürzungen

Auch beim Versand von QSL-Karten gibt es viele Abkürzungen, die im Folgenden kurz erklärt werden sollen

Bureau / Buro	Hiermit ist der Versand der QSL-Karte über die QSL-Büros der Amateurfunkvereine gemeint. Beim QSL-Manager können ausschließlich Karten abgegeben werden, die über das Büro versendet werden sollen.
Direct	Möchte eine Station QSL-Karten nur “via direct” haben, muss die Karte mit der normalen Briefpost versendet werden. Oft muss dabei Rückporto beigelegt werden, um eine Rückantwort zu erhalten (oft in Form von Dollar, teilweise aber auch in adressierten und frankierten Rückumschlägen (SASE))
Manager “via”	Einige Stationen können bzw. wollen selbst keine QSL-Karten empfangen, sondern nutzen einen Manager. Dieser kümmert sich um den Empfang und Versand von QSL-Karten für eine andere Station. Das Rufzeichen der gearbeiteten Station wird in das “To”-Feld und das Rufzeichen des Managers in das “via”-Feld der QSL-Karte eingetragen. Die QSL-Karte wird dann nach dem Managerrufzeichen sortiert.
OQRS	Online QSL Request (Online QSL-Anforderung). Dies wird häufig bei Expeditionen oder DX-Stationen gefordert. Dabei möchte die Gegenstation keine QSL-Karten empfangen. Wer das QSO bestätigt haben möchte, füllt ein Online-Formular aus und fordert damit die QSL-Karte an. Karten können häufig kostenlos per Büro oder kostenpflichtig per Brief (“direct”) angefordert werden. Die wichtigste OQRS-Plattform ist Clublog. Die Bezahlung läuft meist über PayPal. Üblich sind 2 USD pro Karte, sehr seltene DX Stationen nehmen aber teilweise mehr.
LoTW	Logbook of the World. Der amerikanische Amateurfunkverein ARRL bietet mit LoTW eine Plattform an, über die QSO-Bestätigungen ohne QSL-Karten ausgetauscht werden können. Diese LoTW-Bestätigung ist für viele Diplome gültig.
eQSL	Bei eQSL möchte die Gegenstation keine Papier-QSL-Karten. Stattdessen wird die Plattform eqsl.cc genutzt, über die Bilder von QSL-Karten online ausgetauscht werden. Die Nutzung ist unserer Ansicht nach rückläufig, u.a. weil diese Form der Bestätigung nicht für Diplome anerkannt wird.

Versand von Büro-Karten

Als Mitglied im DARC können QSL-Karten beim QSL-Manager des jeweiligen Ortsverbands kostenlos abgegeben werden, der diese dann an das QSL-Büro des DARC in Baunatal weiterleitet. Dort werden die Karten sortiert, nach Ländern gesammelt und in die ganze Welt verschickt. Da in Baunatal viele tausende Karten pro Tag sortiert werden, müssen diese vorsortiert zum Büro geschickt werden werden. Die Sortierung besteht aus zwei Schritten:

• Sortierung durch das Mitglied: QSL-Karten müssen grundsätzlich vorsortiert beim QSL-Manager abgegeben werden. Laut DARC-Statuten dürfen nicht sortierte Stapel abgelehnt werden. Siehe Sortierungsregeln.
• Sortierung durch den QSL-Manager: Der QSL-Manager sortiert die vorsortierten Stapel der Mitglieder und sendet diese an das QSL-Büro. Wie bei der Sortierung durch Mitglieder auch, werden QSL-Karten nach Ländern zusammengefasst. Die Vorsortierung durch die Mitglieder sorgt dafür, dass nicht jede Karte einzeln in die Hand genommen werden muss, sondern bspw. ein ganzer Stapel mit italienischen Rufzeichen auf einmal in das passende Fach einsortiert werden kann. Was genau die Aufgaben des QSL-Managers sind, ist hier beschrieben.

QSL-Karten sollen immer über den QSL-Manager und nicht durch das Mitglied selbst an den DARC geschickt werden. Hintergrund ist, dass ein Paket mit wenigen Karten fast den gleichen Verwaltungsaufwand wie ein “großes” Paket vom QSL-Manager verursacht. Portokosten für ein Paket direkt vom Mitglied zum DARC-Büro können zudem nicht über den OV abgerechnet werden. Ob der DARC Pakete von Nicht-Managern zurückschickt oder bearbeitet ist mir nicht bekannt.

Sortiermaschine

Es hält sich das Gerücht, dass Karten überhaupt nicht mehr sortiert werden müssen, weil der DARC über eine Sortiermaschine verfügt. Es stimmt, dass der DARC eine große Sortiermaschine betreibt. Diese kommt jedoch nur für den innerdeutschen Versand zum Einsatz und liest den Aufdruck auf QSL-Karten nicht automatisiert. Das bedeutet, dass jede einzelne QSL-Karte von einem DARC-Mitarbeiter in die Hand genommen und bearbeitet werden muss.

Bei Karten nach Deutschland wird das Zielrufzeichen von Hand in einen Computer eingegeben. Dieser bringt eine maschinenlesbare CMC7-Kodierung auf die QSL-Karte auf, die den Ziel-DOK enthält. Die Sortiermaschine liest später diese Kodierung und sortiert die QSL-Karten zuerst nach Distrikt, in einem zweiten Durchlauf dann nach DOK.

Karten ins Ausland werden ohne Computerunterstützung von Hand in entsprechende Fächer sortiert.

Wie genau die Sortierung von QSL-Karten beim DARC abläuft, ist mit Bildern in einem CQDL-Artikel beschrieben, der online verfügbar ist.

Der DARC erwartet daher vom QSL-Manager vorsortierte QSL-Karten, sodass bspw. alle Karten nach Italien in einem Stück aus dem Paket genommen und in das entsprechende Fach gelegt werden können. Da an einem OV-Abend mitunter mehrere hundert Karten abgegeben werden, erwartet auch der QSL-Manager vorsortierte Karten von den Mitgliedern. Laut DARC-Statuten dürfen sowohl der QSL-Manager als auch das QSL-Büro unsortierte Kartenstapel ablehnen.

Sortierungsregeln

Meistens übernehmen Logbuchprogramme die Arbeit und drucken die QSL-Karten in der korrekten Reihenfolge. Wer QSL-Karten per Hand schreibt oder evtl. in mehreren Schritten druckt muss diese aber ggf. per Hand sortieren. Es geht hierbei nicht um 100% Genauigkeit. Ein paar falsch einsortierte Karten sind kein Problem und werden durch den QSL-Manager richtig sortiert. Gänzlich unsortierte Stapel führen aber zu sehr viel Mehrarbeit beim QSL-Manager und sollten vermieden werden.

QSL-Karten werden grundsätzlich nach dem DXCC-Land zusammengefasst, d.h. alle italienischen Karten werden direkt hintereinander sortiert, alle spanischen Karten direkt hintereinander usw. Da einigen Ländern mehrere Präfixe zugeteilt sind, ist eine alphabetische Sortierung nicht ausreichend. Die Karten können einfach hintereinander folgen – eine Trennung (z.B. durch Gummiband, Schild o.ä.) zwischen den einzelnen Gruppen ist nicht notwendig. Wenn eine Station einen QSL-Manager hat, muss die Karte nach dem Managerrufzeichen sortiert werden.

Innerhalb Deutschlands

QSL-Karten innerhalb Deutschlands werden nach Präfix gruppiert (DA, DB, DC, …). Eine weitere Unterteilung nach Nummern (DC1, DC2, …) ist nicht unbedingt notwendig.

Eine gültige Abfolge von QSL-Karten wäre z.B. DA0CCC, DC5WW, DJ3NJ, DK2RO, DK5XL, DL0CG, DL8AW, DL9NAC, DN2CG, DO6AZ.

Karten ins Ausland

Karten ins Ausland werden nach DXCC und damit nach dem Empfängerland gruppiert. Auch hier ist keine Trennung durch bspw. Gummibänder o.ä. zwischen den Ländern notwendig.

Vielen Ländern sind mehrere zusammenhängende Präfixe zugeordnet. Australien hat bspw. die Präfixe VH-VN (d.h. VH1ABC ist genauso ein australisches Rufzeichen wie VK5ABC). Die Karten werden daher dem Hauptpräfix eines Landes – bei Australien VK – zugeordnet.

Da einigen Ländern mehrere Präfixe zugeteilt sind, ist eine alphabetische Sortierung jedoch nicht ausreichend. Karten in die vereinigten Staaten können bspw. die Präfixe AA-AL, K, N und W haben. Diese Karten werden zusammen gruppiert und bei einem dieser Präfixe (bspw. W) einsortiert. Für USA gibt es eine weitere Sonderregel, die jedoch nur gilt, wenn regelmäßig sehr viele Karten (>50) in die USA geschickt werden sollen.

Ein weiteres Beispiel: Schweden sind neben dem Hauptpräfix SM bspw. auch die Präfixe 7S und 8S zugeteilt. Genau hier liegt die Schwierigkeit: Eine Karte an 7S1ABC muss genauso unter SM einsortiert werden wie SM5AB. Mit alphabetischer Sortierung würde 7S (Schweden) zwischen 7R und 7T einsortiert werden. Die Präfixe 7R und 7T sind jedoch beide Algerien zugeordnet. Beim DARC werden die Karten aus dem Paket des QSL-Managers gruppenweise herausgenommen und in die entsprechenden Sortierkästen gelegt. Der Stapel 7R bis 7Y (alle Präfixe von Algerien, außer 7S) wird höchstwahrscheinlich ohne genaue Prüfung nach Algerien einsortiert und an das algerische QSL-Büro versendet. So landet die fehlerhaft einsortierte Karte nach Schweden an 7S1ABC vermutlich in Algerien. Fehlgeleitete Karten werden von QSL-Büros oft gesammelt und irgendwann später wieder in das Ursprungsland zurückgeschickt. Gerade bei kleinen QSL-Büros dauert es oft sehr lange bis ein Paket nach Deutschland “voll” ist und verschickt wird. Daher ist es möglich, dass die Karte sehr lange im “falschen” Land verbleibt. Es kommt auch immer wieder vor, dass fehlgeleitete QSL-Karten weggeworfen werden, da sie nur Personal- und Portokosten verursachen. Es liegt daher schon im Interesse des Absenders, die Karten richtig zu sortieren.

Es ist – übrigens auch für erfahrene DXer und QSL-Manager – nicht einfach, jedes Präfix auswendig zu kennen. Vom DARC gibt es daher jährlich eine neue Präfix-Liste (links auf Prefix-Liste klicken, Zugriff nur nach Login beim DARC), in der tabellarisch beschrieben wird, welches Land welchem Präfix zugeordnet werden muss.

Sonderregel USA

Diese Sonderregel gilt nur für Mitglieder, die regelmäßig viele (>50) Karten in die USA senden möchten. Für alle anderen werde ich als QSL-Manager die Karten entsprechend sortieren.

Den USA sind die Präfixe AA-AL, K, N und W zugeordnet. Alle Karten werden unter “W” zusammengefasst. Die besondere Struktur der QSL-Büros in den USA erfordert zudem eine Sortierung nach Zahlen. Die USA werden wie 11 kleinere DXCCs W0, W1, W2, W3, W4, WA4, W5, W6, W7, W8 und W9 betrachtet. Das Rufzeichen AA0ABC wird bspw. W0 zugeordnet, die Rufzeichen K6ABC oder N6ABC dem Präfix W6. Eine zusätzliche Besonderheit ergibt sich bei der Zahl 4, da es für die Zahl 4 zwei unterschiedliche QSL-Büros in USA gibt. Alle Rufzeichen mit einem Buchstaben im Präfix + 4 (K4, N4, W4) werden dem Präfix W4 zugeordnet. Alle Rufzeichen mit zwei Buchstaben im Präfix + 4 (z.B. AA4, AH4, KD4, NB4, WC4) werden dem Präfix WA4 zugeordnet.

Hinweise zur Erstellung von QSL-Karten

Beim Design neuer QSL-Karten sollten einige Dinge beachtet werden.

Position Empfängerrufzeichen

Das Empfängerrufzeichen und ggf. der QSL-Manager sollten gut sichtbar oben rechts auf die Karte geschrieben bzw. gedruckt werden. Dadurch wird die QSL-Vermittlung maßgeblich vereinfacht. Gerade bei QSL-Karten, die Etiketten “Labels” beklebt werden, sucht man manchmal längere Zeit, bis man das Empfängerrufzeichen gefunden hat. Eine einheitliche Position würde in Zukunft bspw. auch eine automatisierte QSL-Vermittlung mit Texterkennung ermöglichen.

Papierformat

Durch einen Beschluss der IARU im Jahr 1984 ist das Standard-Format für QSL-Karten 140x90mm. Es gibt jedoch noch viele Altbestände an QSL-Karten, die ein größeres Format (z.B. 145x105mm) haben. Diese Altbestände dürfen gerne noch aufgebraucht werden, von einer Neuerstellung von Karten in diesem Format ist allerdings abzuraten. Kleine dünnere Karten “verschwinden” gerne hinter größeren und werden dadurch falsch sortiert und fehlgeleitet. Zudem werden größere Karten oft beim Transport durch Gummibänder beschädigt:

Zudem sollten die Karten nicht zu dünn sein und mindestens 160 g/m² aufweisen.

Bedruckbarkeit

Viele Karten haben eine sehr glatte Rückseite. Das ist für die QSL-Vermittlung sehr angenehm, weil die Karten gut aufeinander gleiten und ein Stapel bei der Vermittlung schnell durchsucht werden kann.

Für Tintenstrahldrucker ist eine glatte Rückseite aber eher ungünstig, weil die Tinte nicht gut an der Karte haftet oder lange zum Trocknen braucht. In Folge können die Karten verschmieren. Für die Rückseite sollte darauf geachtet werden, dass diese matt ist. Glänzende Beschichtungen lassen sich grundsätzlich nicht mit Tintenstrahlern bedrucken. Aber auch matte Rückseiten können für Tintenstrahler ein Problem darstellen. Als kleine Abhilfe kann die Schriftfarbe beim Druck von schwarz auf grau umgestellt werden, wodurch weniger Tinte aufgebracht wird und die Tinte ggf. weniger verwischt.

Für Laserdrucker ist dagegen wichtig, dass die Karte hitzebeständig ist und sich beim Fixierungsvorgang im Laserdrucker (bis zu 180 °C) nicht verformt oder die Beschichtung schmilzt und dadurch den Drucker beschädigt.